Kokousjärjestäjän muistilista

Tavoite ja tarkoitus

Kokouksen ja tavoite ja tarkoitus on hyvä määritellä etukäteen ja niiden toteutumista tulee seurata kokouksen edetessä.

Budjetti

Kokouksen budjetti on syytä määritellä etukäteen, ja varmistaa jo etukäteen ammattilaiselta, että odotukset ovat realistiset. Kattama Oy tarjoaa valittavaksenne useita valmiita kokouspaketteja.

Ajankohta

  • Kokouksen ajankohta on tärkeää lyödä lukkoon ajoissa, jotta tarvittaville järjestelyille jää riittävästi aikaa.
  • Ajankohtaa suunnitellessa tulisi ottaa huomioon myös osallistujien aikataulut etenkin avainhenkilöiden osalta.

Kokouspaikan varaus

  • Kokoustiloilla on oma tärkeä merkityksensä kokouksen yleistunnelman kannalta.
  • Tilan tulee olla sopivan kokoinen – ei liian iso, eikä liian pieni.
  • Tilan muunneltavuus on usein tärkeää.
  • Tilan tulee sopia kokouksen/koulutuksen tarkoitukseen; esim. ryhmätöitä ajatellen on yhden suuren tilan sijaan parempi valita useita pienempiä.
  • Määrittele tarvittava kokousvälineistö jo hyvissä ajoin.
  • Pyri huomioimaan liikuntarajoitteiset osallistujat.
  • Selvitä hinta- ja laskutusasiat etukäteen.
  • Kattama Oy:n tiloista erityisesti Tiukanlinna soveltuu sekä kooltaan, että luonteeltaan erinomaisesti kokoustamiseen ja koulutukseen. Järjestämme käyttöönne kaikki tarvittavat kokousvälineet, ja hinnoittelumme on selkeä ja kilpailukykyinen.

Tarjoilut

  • Tarjoilu kannattaa miettiä tilaisuuden luonteen ja osallistujien mukaan; tarjoamme vaihtoehtoina niin ruokailun ”pitkän kaavan” mukaan, kuin pelkät kokouskahvit ja hedelmälautasenkin.
  • Yön yli -kokouksiin mahtuu monta ruokailua ja kahvitaukoa; sovi ruokalistasta hyvissä ajoin, ja muista ottaa huomioon erityisruokavaliot, mahdolliset menukortit ja istumajärjestelyt.
  • Informoi osallistujia ruokailusta etukäteen.

Esityslista

  • Esityslista kertoo kokouksen sisällön ja jäsentää kokoukselle asetetut tavoitteet.
  • Esityslistan sisällöstä kannattaa pyytää näkemyksiä kokouksen avainhenkilöiltä, jotta mitään tärkeää ei jäisi pois.

Puheenjohtajuus

Kokouksella on oltava hyvä puheenjohtaja. Puheenjohtajan valitsemisessa kokouksen aluksi on suuria riskejä. Kaikkien kannalta on hyödyllistä, jos puheenjohtaja on voinut valmistautua rooliinsa riittävän ajoissa. Puheenjohtajalla on oltava hyvä kyky jakaa puheenvuoroja, tehdä yhteenvetoja ja ohjata kokousta tavoitteen mukaiseen suuntaan. Hyvä puheenjohtaja antaa osallistujille riittävästi vapauksia keskustella mutta toisaalta pitää ohjakset koko ajan tiukasti käsissään. Puheenjohtajan on pystyttävä tekemään saumatonta yhteistyötä kokouksen sihteerin kanssa.

Aikataulu

  • Kokous tai tapahtuma tarvitsee riittävän yksityiskohtaisen aikataulun. Vastuuhenkilöille aikataulu toimii työlistana, kokousosallistujalle tilaisuuden jäsentäjänä.
  • Aikataulu on aina hyvä jakaa kaikille sekä etukäteen että uudelleen kokouspaikalla paperiversiona.

Mahdollinen oheisohjelma ja vierailijat

  • Lisäohjelma lujittaa onnistuessaan kokouksen tuloksia ja osallistujien yhteenkuuluvuuden tunnetta.
  • Oikeanlaisen ohjelman valinnassa on syytä käyttää tarkkoja tuntosarvia. Usein ihmiset ilahtuvat eniten rentouttavasta ohjelmasta: saunasta, virkistyshoidoista, miksei myös kuntoilusta.
  • Helppoa hupailua vai haasteita – pohdi aina osallistujien mukaan.
  • Vierailijat kannattaa ohjeistaa tarkasti etukäteen aikataulujen ja varustuksen suhteen.
  • Kattama Oy järjestää teille myös kaiken tarvitsemanne oheisohjelman; aktiviteetit, esiintyjät jne.

Tiedottaminen

  • Kutsut osallistujille tulisi lähettää mahdollisimman aikaisin kirjallisena/sähköpostilla/www- sivuilla/intranetissä/henkilökohtaisesti.
  • Mikäli osallistujat tulevat eri puolilta maata, voi kuukausi olla jo liian lyhyt aika kutsun ja tilaisuuden välille.
  • Lyhyemmästä kokouksesta tai palaverista voi kertoa sähköpostitse tai puhelimitse.

Mahdollisesti tarvittavia kokoustarvikkeita

  • asia- ja esityslistat
  • kokouksessa päätettävien asioiden kannalta tarpeellinen materiaali
  • edellisten kokousten pöytäkirjat
  • jäsenluettelo
  • kokouskutsu
  • opasteet
  • somistustarvikkeet
  • nimilaput
  • muistiinpanovälineet
  • puheenjohtajan nuija
  • havainnollistamisvälineet
  • laki ja säännöt
  • äänestyslippuja ja uurna
  • tulkkauksen tarve
  • mahdolliset ennakkotehtävät
  • Kattama Oy järjestää tilaisuuteenne kaiken tarvitsemanne tarvikkeiston; tusseista tulkkauslaitteisiin.
  • Kokouksen yhteenveto
  • Kokouksesta on hyvä tehdä yhteenveto. Siinä kiteytetään kokouksen anti ja johtopäätökset sekä listataan sovitut jatkotoimenpiteet. Kaikkien kokoukseen osallistuneiden on kyettävä seisomaan yhteenvedon takana.

Palaute

Jo kokouksessa on syytä päättää, miten asioiden etenemistä seurataan kokouksen jälkeen. Kerää palautetta niin puhujilta kuin omalta väeltäkin: kokouksen lopuksi tai jonkin ajan kuluttua, kun asioita on ehditty sulatella.

Majoitus

  • Majoituksella on keskeinen rooli useamman päivän kokouksen järjestämisessä.
  • Huoneet on hyvä varata hyvissä ajoin, jotta huoneita on saatavilla riittävä määrä ja ne ovat keskenään mahdollisimman samantasoisia.
  • Kattama Oy hoitaa majoitusjärjestelyt puolestanne kilpailukykyisin hinnoin hyvien kumppanuussopimuksiemme turvin.

Kuljetukset

  • Kuljetuksen järjestämisessä on monia vaihtoehtoja, tilauslinja-auto on helppo ratkaisu, joka mahdollistaa kätevästi myös osallistujien tutustumisen toisiinsa tai ”kokouslämmittelyn” jo matkalla.
  • Kattama Oy järjestää pyydettäessä myös kaikki tilaisuudessanne tarvittavat kuljetukset.

Hlö- määrän vahvistaminen

Tarvitsemme mahdollisimman tarkan hlö- määrän viimeistään 7 vrk ennen tilaisuuttanne. Hlö- määrän voi vahvistaa joko www- sivuillamme (HUOM! vain rekisteröityneet käyttäjät), tai sähköpostilla myynti@kattama.fi